Majlis anjuran NEF antara majlis terbaik di Malaysia, syabas!

Pernah anda ke majlis-majlis rasmi di Malaysia? Tipulah kalau cakap tidak pernah sekurang-kurangnya anda akan menghadirinya di sekolah atau intitusi-intitusi pengajian tinggi lain. Secara am nya majlis-majlis rasmi ini akan mengikut adat dan sosiobudaya kita di Malaysia dan secara tidak langsung menunjukkan serba sedikit kekurangan masyarakat kita. Jom kita teliti antara senario majli rasmi di Malaysia.

1. Majlis akan berlangsung terlalu lama termasuklah masa menunggu VIP dan VVIP.

2. Kemudahan surau yang terhad dan paling teruk tidak disediakan langsung serta tidak ditekankan penganjur sedangkan ramai peserta bergama Islam.

3. Pengerusi majlis dan ketua penganjur akan memuji dan membodek VIP mahupun VVIP berulang-ulang kali walaupun majlis terbabit tiada kaitannya dengan VIP atau VVIP terbabit.

4. Kod pemakaian atau 'dressing code' ikut suka seringkali terjadi dan sedikit sebanyak mencacatkan majlis rasmi sebagai contoh pemakaian t-shirt dan selipar. Peserta juga sepatutnya peka dengan majlis yang mereka hadiri walaupun kod pemakaian tidak dtetapkan.

** seelok-eloknya penganjur yang menetapkan awal-awal.

5. Akan terjadi masalah aturan meja pada saat akhir dan kekurangan atau terlebih peserta sering terjadi yang secara tidak langsung mencacatkan majlis. Biasanya perkara ini terjadi kerana kelemahan pada pengurusan sebelum majlis samada dari segi informasi dan rekod data.

6. Bacaan doa dan ucapan yang terlalu panjang menyebabkan majlis menjadi hambar dan memakan masa terlalu lama. Harus diingatkan jika peserta dari bidang korporat dan sebagainya mereka sangat mementingkan masa dan jika boleh mahu menghadiri majlis sesingkat yang mungkin. Disini penganjur harus menetapkan masa berucap dan memberi signal jika ucapan terlalu lama.

7. Urusetia atau peserta sibuk bergambar sehingga majlis menjadi kucar-kacir. Kadang-kadang sekatan penggunaan kamera dalam satu-satu majlis rasmi juga bagus untuk memastikan majlis berjalan lanacar dan penganjur bolrh mengambi inisiatif untuk menyediakan juru kamera yang akan mengagih setiap gambar kepada peserta yang berminat.

8. Pengerusi majlis dan penganjur tiada kesefahaman menyebabkan majlis menjadi kucar-kacir sedang pengerusi majlis adalah ketua majlis bukannya penganjur jadi pengerusi majlis mestilah mengetahui dengan jelas apakan yang akan berlaku dalam majlis terbabit. kepentingan pengerusi majlis untuk bijak mengawal aturan majlis amatlah penting.

9. Gimik perasmian yang biasa seperti memegang bebola kaca dan menadatangani plat atau sijil menjadikan majlis tidak bermakna buat pengunjung. Berikan kelainan dari segi efek gimik yang akan memukau peserta yang hadir dan peserta akan mengingati perkara tersebut kelak.

10. Persembahan atau selingan yang menbosankan dan tidak ada berkaitan langsung dengan majlis hanya menjadikan majlis terlalu lama dan peserta akan tidak senang duduk.

11. Seringkali jika penyampaian hadia atau cenderamata pihak yang terbabit tidak hadir keatas pentas menyebabkan ralat. Penganjur seharusnya memeriksa kehadiran penerima hadiah atau cenderamata terlebih dahulu jika tiada maka tiadalah penyampain yang akan dilakukan.

12. Selalunya urusetia untuk sesuatu majlis rasmi terlalu ramai tetapi mereka tidak tahu apa yang mesti dilakukan dan tidak diberikan dekripsi tugas terlebih dahulu menyebabkan sesuatu acara berjalan tanpa pemantauan urusetia. Urusetia haruslah sekadar mengcukupi tapi tahu apa yang ditugaskan kepada mereka dan komited dengan tugas terbabit. urusetia yang serba boleh dan cekap juga sangat membantu.

13. Tetapkan waktu majlis bermula dan tidak urusan keluar masuk lagi dibenarkan selepas waktu tersebut kecual ke tandas dan hal kecemasan tetapi mestilah melalui urusetia.

14. Aturan dalam majlis mestilah bersesuaian untu pergerakkan peserta dan urusetia termasuklah laluan ke tandas atau keluar yang sesuai supaya tidak menganggu ketika majlis berlangsung.

15. Yang paling penting majlis mestilah pantas, efektif, lengkap, cekap tapi penuh bermakna.